Cada empresa debe tener un documento central que brinde aprendizaje y orientación sobre el trabajo diario de sus empleados. En este sentido, quienes desean aprender a mejorar una base de conocimientos para que sea eficiente a la hora de transmitir la cultura organizacional y mejorar los procesos internos deben tener en cuenta algunos puntos.
La base de conocimientos es un documento dinámico que debe adaptarse periódicamente de acuerdo con las experiencias diarias en el universo organizacional y con el intercambio de experiencias entre los empleados.
En particular, vivimos tiempos de transformación digital. Esto significa que las condiciones de trabajo y las demandas del mercado a menudo están cambiando.
En vista de esto, las organizaciones deben permanecer atentas y abiertas para que puedan superarse y lograr mejores resultados con el tiempo.
Con eso en mente, separamos cuatro consejos sobre cómo mejorar la base de conocimientos de una organización. Se trata de sugerencias específicas que, si se aplican, pueden marcar una gran diferencia en el desempeño y el bienestar de las empresas. ¡Compruébalo!
Cómo mejorar la base de conocimientos de una empresa
1. Pida la opinión de los empleados y colaboradores
Al final del día, los empleados son el alma de una empresa y el material humano que hace que los procesos se desarrollen a diario. Estar cara a cara con los procesos y las situaciones puede convertirlos en piezas fundamentales para obtener información relevante.
Un profesional de atención al consumidor puede notar la repetición de algunos patrones en el servicio al cliente que la empresa no explora de la mejor manera posible. Puede darse cuenta, por ejemplo, de un método de enfoque que puede resultar más eficiente y rápido a la hora de resolver el problema del consumidor y llevarlo al debate con su equipo y sus superiores.
En vista de esto, la empresa necesita crear un entorno favorable para que sus profesionales se sientan cómodos aportando nuevas ideas o señalando los problemas que deben corregirse. Estas ideas, si son relevantes, se pueden utilizar como una herramienta de base de conocimientos.
Esta retroalimentación es esencial no solo para mejorar los procesos, sino también para fortalecer el sentido de pertenencia de los empleados.
2. Facilitar el acceso a la base de conocimientos
Mencionamos en la introducción que estamos viviendo tiempos de transformación digital, ¿recuerdas? Este contexto también exige que los procesos internos también se adapten a las exigencias de esta nueva realidad.
Por lo tanto, un buen consejo sobre cómo mejorar una base de conocimientos es llevarla a una plataforma digital para que los colaboradores puedan acceder fácilmente a ella desde las computadoras y otros dispositivos de la organización.
Pero, ¿cómo se estructura una base de conocimiento digital? Utilizar lo que mejor ofrecen los espacios digitales:
- división de temas en un menú;
- facilitar la navegación entre páginas y temas de interés;
- crear atajos y herramientas de búsqueda para encontrar temas de una manera más ágil.
Esta organización en una plataforma digital hará que el trabajo de los empleados sea más ágil y eficiente. Cuando un empleado tiene una pregunta sobre la demanda de un cliente, puede consultarla rápidamente en la base de conocimientos digital y así resolver el problema.
3. Fortalecer la cultura organizacional
La cultura organizacional debe estar bien alineada con la base de conocimientos de la empresa. Después de todo, si vas a crear un documento de aprendizaje para organizar los procesos y métodos de acción en situaciones específicas, es necesario que dialogen con la misión y los valores de la empresa.
Un equipo de servicio, por ejemplo, representa a la empresa en contacto externo con los clientes. Luego deben haber asimilado bien los principios éticos de la organización a la hora de tomar una decisión y de relacionarse con el público.
La importancia de la base de conocimientos, cuando está alineada con la cultura organizacional, es dar más autonomía y aumentar el sentido de integración de los empleados en el entorno laboral y la marca que representan.
4. Invierta en asesoramiento especializado
Estudiar los procesos a fondo e investigar los puntos de mejora es esencial para quienes desean aprender a mejorar una base de conocimientos.
En este sentido, una gran solución es contar con la ayuda de una consultoría subcontratada para preparar este documento o simplemente añadirlo a uno ya existente.
UN Humanos de la nube, por ejemplo, brinda soporte de servicio al cliente para las empresas que buscan formas de optimizar esta área.
En un proyecto centrado en la experiencia del cliente, Cloud Humans ofrece su propio servicio de atención al cliente, basado en la personalización del tono de voz y la empatía con el consumidor, además de ser responsable de crear una base de conocimiento con el objetivo de garantizar la calidad del servicio e impulsar los resultados.
Invertir en una solución que ni siquiera delegue la creación de un documento tan importante en profesionales especializados, reduciendo así los costos, mejorando la experiencia del cliente y optimizando las métricas del servicio.
Entonces, ¿te gustó nuestro texto? ¿Comprendió los beneficios de la base de conocimientos para una empresa? Para ver más artículos además de este, mantente atento a las noticias de Blog de Cloud Humans.